Van:

Natuurpunt Vogelwerkgroep

Aan:

Natuurpunt vogelwerkgroepen, Natuurpunt afdelingen met vogelwerking en externe werkgroepen

Datum:

13 mei 2004

Status:

Eindversie

Onderwerp:

Definitieve versie protocoltekst

 

 

Inleiding

Het protocol legt de verhoudingen vast tussen enerzijds de Vlaamse Vogelwerkgroep van Natuurpunt en anderzijds de Natuurpunt vogelwerkgroepen (regionaal en lokaal) of de Natuurpunt afdelingen actief op het vlak van de vogelstudie of samenwerkende externe vogelwerkgroepen.

Hierbij staat een wederzijdse loyauteit, steunende op de erkenning van elkaars rol, centraal.

De Vlaamse Vogelwerkgroep van Natuurpunt verbindt er zich toe geen activiteiten te ontplooien binnen het werkingsgebied van een werkgroep of afdeling zonder dat dit in overleg en met akkoord van deze werkgroep of afdeling gebeurt. De werkgroepen en afdelingen brengen de Vlaamse Werkgroep op de hoogte van alle lopende projecten en activiteiten en streven maximale inbedding in de activiteiten van de Vlaamse Werkgroep na.

De waarde van het protocol wordt voornamelijk bepaald door de tegenstelbaarheid ervan aan derden (dit wil zeggen dat zowel de vogelwerkgroepen als de Vlaamse Vogelwerkgroep bij contacten met derden verwijzen naar de inhoud van het protocol), waarbij derden uitdrukkelijk gevraagd wordt de afspraken van dit protocol na te leven.

Een aantal recent opgestarte projecten (o.a. in het zog van de broedvogelatlas), volledig los van onze structuren tonen aan dat er wel degelijk behoefte is aan een duidelijk protocol.

Tot slot is het uitbetalen van de atlasgelden (zie mailing eind 2001) steeds  uitdrukkelijk verbonden geweest aan het doorgeven (door de werkgroepen) van alle gegevens, aan de Vlaamse Vogelwerkgroep. Dit doorgeefluik maakt uitdrukkelijk deel uit van dit protocol.

Inhoud protocol:

A. Structuur;

B. Statuut van de gegevens, verzamelen, doorgeven en verwerken van gegevens;

C. Ondersteuning.

A. Structuur

1. Algemene vergadering Natuurpunt vogelwerkgroep

De Algemene vergadering komt samen om een aantal formele beslissingen te nemen (goedkeuring begroting, resultatenrekening, jaarverslag en werkingsprogramma, verkiezingen leden van de stuurgroep) en om strategische beslissingen, voorbereid door de stuurgroep en getoetst in het provinciaal overleg, te bekrachtigen. De algemene vergadering evalueert de werking in haar geheel en zet het licht op groen voor nieuwe initiatieven.

Op de algemene vergadering van het voorjaar kunnen eveneens een aantal projecten en resultaten worden voorgesteld.

De algemene vergadering komt samen op de laatste zaterdag van januari en de laatste vrijdag van september.

Alle vogelwerkgroepen en afdelingen actief inzake vogelstudie worden uitgenodigd op de algemene vergaderingen, ze hebben elk 2 stemmen. Er wordt gerekend op de deelname van elke werkgroep of afdeling.

2. Stuurgroep Natuurpunt vogelwerkgroep

De stuurgroep van de Natuurpunt vogelwerkgroep bereidt de algemene vergaderingen voor, ze bepaalt de agenda en houdt toezicht op het dagelijks bestuur. Ze bewaakt voornamelijk de timing en de vooruitgang van de projectwerkgroepen en neemt initiatieven op het vlak van fondsenwerving.

De stuurgroep bestaat uit twee tot drie afgevaardigden per provincie, de projectverantwoordelijken, de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en de ondervoorzitter(s). Onder de vertegenwoordigers van een provincie wordt een provinciaal contactpersoon aangeduid.

Onder de afgevaardigden van een provincie wordt een provinciaal contactpersoon aangeduid.

Projectverantwoordelijken kunnen een mandaat in het dagelijks bestuur opnemen en kunnen eveneens provinciaal contactpersoon zijn.

Personeel actief rond vogels binnen Natuurpunt woont in de mate van het mogelijke de vergaderingen bij, maar is niet stemgerechtigd binnen de stuurgroep.

De stuurgroep komt minimaal zes maal per jaar samen.

3. Dagelijks bestuur Natuurpunt vogelwerkgroep

Het dagelijks bestuur neemt de dagelijkse leiding van de vogelwerkgroep waar, het bereidt de vergaderingen van de stuurgroep voor. Het volgt de voortgang en de timing van de projectwerkgroepen op.

Projecthouders zijn agendalid van het dagelijks bestuur, dit betekent dat wanneer hun project op de agenda staat zij uitgenodigd kunnen worden.

Het dagelijks bestuur komt geregeld samen en zoveel als nodig en houdt permanent contact via de mailgroep vogels@natuurpunt.be.

4. Provinciaal overleg Natuurpunt vogelwerkgroep

Het provinciaal overleg dient om te evalueren, te plannen en projecten te promoten en de basis hierbij te ondersteunen. Er is minimaal ťťn provinciale ronde per jaar.

5. Projectwerkgroepen Natuurpunt vogelwerkgroep

De projectwerkgroepen brengen vrijwilligers en experts bij mekaar om projecten op te starten, uit te bouwen en output te realiseren. De projectwerkgroep wordt getrokken door een projecthouder.

Elke projectwerkgroep vergadert wanneer het nodig is en houdt regelmatig contact via mail. De projectwerkgroep streeft naar een jaarlijkse publicatie in Natuur.oriolus of de aanmaak van een rapport. Projectwerkgroepen worden ook gestimuleerd om een projectdag of happening te organiseren.

B) Statuut van de gegevens, verzamelen, doorgeven en verwerken van gegevens

1. Statuut van de gegevens

Werkgroepen blijven eigenaar van de gegevens die voor gebruik aan Natuurpunt worden ter beschikking gesteld. Natuurpunt heeft enkel gebruiksrechten op de gegevens.

2. Verzamelen en doorgeven van gegevens

Het protocol houdt in dat de vogelwerkgroepen/afdelingen gebruik maken van de portaalsite van Natuurpunt of dat de door hen verzamelde gegevens op een andere (bij voorkeur digitale) wijze worden doorgegeven aan Natuurpunt. Dit geldt voor zover relevant en technisch mogelijk voor alle gegevens door de werkgroep verzameld. Op deze wijze wordt er vorm gegeven aan het doorgeefluik van gegevens tussen de werkgroepen en de Vlaamse Vogelwerkgroep.

Derden kunnen ten allen tijde van deze gegevens (indien het gaat om lopende projecten) kopieŽn ter beschikking krijgen en dit zowel rechtstreeks door de werkgroepen als door de Vlaamse vogelwerkgroep van Natuurpunt. De Vlaamse Vogelwerkgroep wordt gemachtigd om hierrond en rond de andere modaliteiten van projecten alle afspraken met derden te maken.

Voor nieuwe projecten worden gegevens altijd rechtstreeks door Natuurpunt, of door de vogelwerkgroepen / afdelingen na ruggespraak met Natuurpunt, aan derden bezorgd (na het maken van afspraken over dit gebruik). Dit is de enige manier waarop we de portaalsite tot een volwaardig en gebiedsdekkend initiatief kunnen uitbouwen en de Vlaamse vogelwerkgroep zijn coŲrdinerende rol kunnen laten spelen.

Dit betekent dat derden, die kopieŽn krijgen van gegevens, enkel gebruik kunnen maken van die gegevens in de context van het project waarvoor gegevens ter beschikking zijn gesteld (ander gebruik veronderstelt nieuwe afspraken). Dergelijke uitwisseling naar derden gebeurt in samenspraak met de werkgroep die deze gegevens beheerd.

Eigen gegevens opvragen door vrijwilligers dient steeds kosteloos te zijn. De portaalsite komt aan deze behoefte reeds voor een groot deel tegemoet.

3. Verwerking van gegevens

Los van de coŲrdinerende positie van de Natuurpunt Vogelwerkgroep, engageert de Natuurpunt Vogelwerkgroep zich om met alle actoren op het vlak van vogelonderzoek in Vlaanderen, duidelijke afspraken te maken rond wie welke gegevens voor wat verwerkt. Het moet duidelijk zijn dat Natuurpunt op dit vlak geen monopolie nastreeft.

Natuurpunt zal als belangrijk element bij elke overeenkomst die resulteert in het gebruik van gegevens door derden, een verplichte rapportage in Natuur.oriolus opnemen, dit teneinde de kwaliteit van dit blad nog te verhogen.

Zie ook punt 3 onder c.

C) Ondersteuning

1. Financieel

De financiŽle ondersteuning van de werkgroepen is projectgebonden en zal in de meeste gevallen enkel van toepassing zijn op projecten die een externe, financiŽle ondersteuning genieten.

Enkel werkgroepen worden ondersteund en niet individuen, groepen beschikken zelf over de middelen die hun ter beschikking worden gesteld, de Vogelwerkgroep komt op geen enkele wijze tussen in beslissingen hieromtrent.

Wanneer terugverdieneffecten gegenereerd worden bij gebruik van gegevens of via projecten, wordt de Ďwinstí (= na aftrek van kosten) hierbij gemaakt voor minimaal 50 % voorzien voor de aanbrengers van de gegevens, het gaat hier om een projectgebonden ondersteuning.

2. Communicatie

De communicatie met de werkgroepen/afdelingen gebeurt via het tijdschrift Natuur.oriolus, dat tijdig dient te verschijnen. Eveneens wordt er gecommuniceerd via de website en e-mail. We promoten in dat verband vogels@natuurpunt.be als centraal communicatiepunt.

Duidelijke en efficiŽnte communicatie vanuit de Vlaamse Vogelwerkgroep naar de regionale/lokale vogelwerkgroepen en afdelingen is een wezenlijk onderdeel van de ondersteuning van de werkgroepen/afdelingen (zie genummerde mailcommunicatie).

3. Professioneel kader

Natuurpunt engageert zich om in het professioneel kader garanties te bieden naar voldoende know-how op het vlak van het  uitschrijven van kwaliteitsvolle methodieken voor projecten en een kwaliteitsvolle analyse van gegevens.

4. Inhoud mandaat

Werkgroepen erkennen Natuurpunt om namens hen met derden te onderhandelen over nieuwe en bestaande projecten. Indien het gaat om projecten die de werkgroepgrenzen niet overschrijden, blijft natuurlijk elke werkgroep vrij om met derden samenwerkingsverbanden aan te gaan of overeenkomsten af te sluiten, maar ook hier rekenen we op de loyauteit van de werkgroepen om als Vlaamse Vogelwerkgroep bij deze projecten en opdrachten als medecontractant/onderhandelaar/partner betrokken te worden.